サイト制作のプレゼン

提案内容を伝える場がプレゼンです。

発注者と制作者だけでなく、資金を提供するスポンサー等、ステークホルダーの方々が参加する場合もあるようです。ステークホルダーとは直接製作にかかわらなくても、間接的に影響を受ける企業などを指します。プロジェクトの実施要項によっては同じステークホルダーでも利益のある企業や人もいれば何かしら不利益を被ってしまう人も出てくるかもしれません。ステークホルダーそれぞれの要求内容や期待を明確にして、その影響や内容を適切にマネジメントするプロセスが、ステークホルダー期待のマネジメントと言えるでしょう。
 
中小規模のプロジェクトでは、ステークホルダーといってもサイトユーザーや発注者自身の取引先くらいしか主追いつかないかもしれませんが、発注者の声ばかりを意識してしまうと実際に制作したWEBサイトの方向性や収益が相反してしまい、納品前に大きく内容をひっくり返さなくてはいけなくなってしまったりサイト公開後にトラブルが発生する可能性があります。プレゼン時点で、それら見えないステークホルダーの期待するマネジメントを意識し、プレゼン資料や発表内容、質疑応答に答える準備をしていたほうがいいと思います。

それらを踏まえた上でプレゼンでクリアしなくては行けないこととして、与件や課題など発注者側のことを詳しく知った上で組み立てた提案が、発注の決定権を持つ人にしっかりと伝わることだと思います。資料だけでなく、プレゼン時の立ち振舞や姿勢などを含めたすべてのことが相手へのメッセージであると思い、丁寧に行うことが大事だと思います。

プレゼンで意識したいこと

特にプロジェクトマネージャーの立場にある人などは、プレゼンで制作者を勝ち取るだけでなく、受注以降の各種の調整計画といった、今後のプロジェクト制作が円滑に行くような視点を持つことが大事です。プレゼンは提案だけではなく、プロジェクト全体のイメージを伝える場でもあると思います。プロジェクトマネージャーはプレゼン資料の中に、今後すべてのプロジェクト期間のワークフローや、実施事項を的確に述べられているかをチェックし、伝えたいことだけでなく今後どうするつもりかを、全て伝えることが大事だと思います。

発注者は、予算やアイディアが想定しているものと合っているかだけで制作者を選んでるわけではないと思いますが、お互いに人であるがゆえにヒューマンスキルや相性、信頼感や安心感、チームワーク、リスクやトラブル発生時の対応等、人としての要素も考慮されると思います。もしこの人や会社に依頼をしたら今後の仕事はどう進むのか、もしくはこの人や会社がプロジェクトで働いている姿を思い浮かべてみて、ピンと来るかどうか、感覚的な部分も占める割合が小さくないと思います。このように、ただ漠然と発注内容だけでなく、プレゼンを突破する決めては一つではないと思います。制作者内部で提案内容や発注者への向き合い方にばらつきが出てしまわないように、

準備段階でミーティングやメールなどでチェックをし、提案のブラッシュアップと、メンバー間での意識合わせをしておくことをおすすめします。

時間がない中で、ベストな提案を用意して、かつビジネスマナーもしっかりとした準備をすることが大事だと思います。そのために自社専用の書式テンプレートなどを活用することは、時短において効率的なのですが、コピペミスなどが発生する可能性が大きくなると思います。十分に注意して使いたいところです。