プレゼンの段取り

プレゼンをする際、開催場所や形式など、TPO面やどの程度の粒度で話をするか等の観点から段取りを組むといいと思います。大抵は、制作者側のメンバーのスケジュールを仮押さえしていることが多いので、プレゼンの経過や結果はすぐに共有することが大事だと思います。同時に、受注失注に関わらずその要因を洗い出し、提案に至るまでのプロセスとその経験を蓄積することが大事だと思います。

プレゼンをする際のポイントとして、まずは所要時間です。実際にプレゼンするために与えられた時間が、何分程度なのかを確認して、その与えられた時間からあいさつ、資料配布や設備の用意等の準備の時間、質疑応答の時間を差し引いた部分が実際にプレゼントして使える時間になります。また、実際の設備にも目を向けたほうがいいでしょう。会場の広さ、レイアウト、プロジェクターやケーブルなどの機材の有無、発表用のパソコンは誰が用意して、参加者や発表者はその場で使えるのか、自前で用意する必要があるのか、またパソコンを自前で用意する場合はそのデスクトップやブラウザのブックマークなどが目立たないか等見た目にも気を配るといいと思います。

プレゼンを構成する内容として、プレゼンス、シナリオ、デリバリという3つの観点から構成するといいと思います。プレゼンスとは存在感のことで、転じてプレゼン者の存在感の土台のことを指し、プレゼンへのあり方や意識を指します。シナリオとは、オーソドックスに提案者の順序に沿って順番に説明する方法や、結論から先に述べてしまいその根拠を後に説明する方法、逆に先に課題や与件を話してそれに対する最終的な案や手順を示す方法などがあります。デリバリとは本来配達や配信という意味です。転じてプレゼン内容を伝えるための伝達方法や、その表現方法のことを言います。

サイト制作のプレゼン

提案内容を伝える場がプレゼンです。

発注者と制作者だけでなく、資金を提供するスポンサー等、ステークホルダーの方々が参加する場合もあるようです。ステークホルダーとは直接製作にかかわらなくても、間接的に影響を受ける企業などを指します。プロジェクトの実施要項によっては同じステークホルダーでも利益のある企業や人もいれば何かしら不利益を被ってしまう人も出てくるかもしれません。ステークホルダーそれぞれの要求内容や期待を明確にして、その影響や内容を適切にマネジメントするプロセスが、ステークホルダー期待のマネジメントと言えるでしょう。
 
中小規模のプロジェクトでは、ステークホルダーといってもサイトユーザーや発注者自身の取引先くらいしか主追いつかないかもしれませんが、発注者の声ばかりを意識してしまうと実際に制作したWEBサイトの方向性や収益が相反してしまい、納品前に大きく内容をひっくり返さなくてはいけなくなってしまったりサイト公開後にトラブルが発生する可能性があります。プレゼン時点で、それら見えないステークホルダーの期待するマネジメントを意識し、プレゼン資料や発表内容、質疑応答に答える準備をしていたほうがいいと思います。

それらを踏まえた上でプレゼンでクリアしなくては行けないこととして、与件や課題など発注者側のことを詳しく知った上で組み立てた提案が、発注の決定権を持つ人にしっかりと伝わることだと思います。資料だけでなく、プレゼン時の立ち振舞や姿勢などを含めたすべてのことが相手へのメッセージであると思い、丁寧に行うことが大事だと思います。

プレゼンで意識したいこと

特にプロジェクトマネージャーの立場にある人などは、プレゼンで制作者を勝ち取るだけでなく、受注以降の各種の調整計画といった、今後のプロジェクト制作が円滑に行くような視点を持つことが大事です。プレゼンは提案だけではなく、プロジェクト全体のイメージを伝える場でもあると思います。プロジェクトマネージャーはプレゼン資料の中に、今後すべてのプロジェクト期間のワークフローや、実施事項を的確に述べられているかをチェックし、伝えたいことだけでなく今後どうするつもりかを、全て伝えることが大事だと思います。

発注者は、予算やアイディアが想定しているものと合っているかだけで制作者を選んでるわけではないと思いますが、お互いに人であるがゆえにヒューマンスキルや相性、信頼感や安心感、チームワーク、リスクやトラブル発生時の対応等、人としての要素も考慮されると思います。もしこの人や会社に依頼をしたら今後の仕事はどう進むのか、もしくはこの人や会社がプロジェクトで働いている姿を思い浮かべてみて、ピンと来るかどうか、感覚的な部分も占める割合が小さくないと思います。このように、ただ漠然と発注内容だけでなく、プレゼンを突破する決めては一つではないと思います。制作者内部で提案内容や発注者への向き合い方にばらつきが出てしまわないように、

準備段階でミーティングやメールなどでチェックをし、提案のブラッシュアップと、メンバー間での意識合わせをしておくことをおすすめします。

時間がない中で、ベストな提案を用意して、かつビジネスマナーもしっかりとした準備をすることが大事だと思います。そのために自社専用の書式テンプレートなどを活用することは、時短において効率的なのですが、コピペミスなどが発生する可能性が大きくなると思います。十分に注意して使いたいところです。